Sistemas Empresariales de Negocio

¿Cuáles son los retos y oportunidades que tiene las empresas que implementan sistemas empresariales?

Los sistemas de información brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organización.

La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodología de planificación de sistemas abarque a toda la organización y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificación de estrategias, que desbordan el marco específico de una metodología de desarrollo de sistemas.

Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el caso de una organización, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visión de la organización en un futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo.

Aunque los sistemas empresariales pueden mejorar la coordinación, eficiencia y toma de decisiones organizacionales, ha quedado demostrado que son costosos y difícil de construir. No solo requieren grandes inversiones en tecnología sino también cambios fundamentales en la forma de operar de la empresa. Las compañías necesitaran rediseñar sus procesos de negocios para que la comunicación fluya libremente entre ellos. Los empleados tendrán que asumir nuevas funciones y responsabilidades de trabajo. Se tendrán que superar muchas barreras antes de que se puedan aprovechar los beneficios de los sistemas empresariales.

Los sistemas empresariales prometen cambiar enormemente 4 dimensiones de la empresa: estructura de la empresa, proceso administrativo, plataforma de tecnología y capacidad de negocios. Las compañías pueden utilizar los sistemas empresariales para apoyar estructuras organizacionales que antes no tenían la posibilidad de recibir este respaldo o para crear una cultura organizacional más disciplinada.

La información abastecida por un sistema empresarial está estructurada en un entorno a procesos de negocios que dan servicio a diversas funciones y puede mejorar la elaboración de informes y toma de decisiones administrativas.

Los sistemas empresariales prometen dotar a las empresas de una sola plataforma de tecnología de sistema de información unificada, que lo abarque todo y que contenga datos sobre todos los procesos de negocios clave, también pueden ayudar a crear las bases de una organización orientada al cliente o a la demanda. 

ERP

Los paquetes ERP —Enterprise Resource Planning, o de Planeación de Recursos Empresariales, están formados por una serie de herramientas de administración de negocios y administración tecnológica totalmente integradas. En resumidas cuentas, se trata de un sistema global destinado a gestionar los recursos de una compañía y ponerlos al servicio del cumplimiento de objetivos de negocios.

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) siempre está formado por tres componentes integrales: una serie de prácticas de administración de negocios, distintas tecnologías informáticas, y una serie de objetivos de negocios detallados.

Una de las características esenciales de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es la particular arquitectura de software que le da soporte al paquete de herramientas. Un buen paquete ERP (Enterprise Resource Planning) debe estar preparado para gestionar información corporativa en redes globales distribuidas en todas partes del mundo, asegurando al mismo tiempo la integridad y la confidencialidad de estos datos. Provee herramientas indispensables para los ejecutivos que deseen llevar el nivel de productividad de una compañía a una nueva escala.

Algunas de las ventajas de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) son las siguientes:

• Integración total entre los distintas áreas del software.
• Posibilidad de llevar a cabo diferentes tareas de organización de manera simultánea.
• Incremento en los niveles de eficiencia y productividad de la compañía.
• Mejores sistemas de tracking.
• Mejoras en las relaciones con los clientes y en el servicio de post-venta. 

CRM

Hablar de CRM es hablar de dos cosas en específico, literalmente es Customer Relationship Management, por sus siglas en inglés, lo podemos traducir como “la gestión sobre la relación con los consumidores”.

Es decir, se refiere a una estrategia de negocios centrada en el cliente. Donde se deben tomar en cuenta 10 principales puntos con respecto al CRM:

1. Funcionalidad de las ventas y su administración
2. El telemarketing
3. El manejo del tiempo
4. El servicio y soporte al cliente
5. El marketing
6. El manejo de la información para ejecutivos
7. La integración del ERP (Enterprise Resource Planning ) o sistemas de planificación de recursos.
8. La excelente sincronización de los datos
9. El e-Commerce
10. El servicio en el campo de ventas

Lo más importante dentro del CRM y con lo que se podría resumir su significado es la lealtad, pues lo que en realidad se busca es que los clientes siempre regresen con nosotros y sean fieles consumidores, además de conjuntarlo con un efectivo marketing.

En la actualidad, a las letras CRM también se les identifica como un software instalado en las computadoras con el fin de ayudar a la organización de los clientes, todos los miembros de la empresa deben contar con acceso a él para tener un buen proceso de comunicación e información con respecto a ellos.

Esta herramienta debe ayudarnos para “escuchar” (o leer) al cliente, aprender a entenderlo, para así adecuar los productos o servicios a sus necesidades.

SCM

SCM (Supply Chain Management) es una solución tecnológica que permite administrar e incrementar la capacidad de toda la cadena de suministro, optimizando, coordinando y agilizando las transacciones electrónicas en los flujos de información de mercancías entre las compañías y sus proveedores, fabricantes, distribuidores y clientes.

Las soluciones de SCM, impactan en los resultados empresariales a través del margen de beneficio, disminución de tiempos de entrega o reposición, niveles de inventario, así como incrementar la calidad del producto o servicio y la satisfacción del cliente.

Necesidad de SCM

Generalmente, las organizaciones tienen el reto de dar respuesta rápida a los requerimientos de sus clientes, para lograr esto, es necesario contar con soluciones tecnológicas que les permitan intercambiar de forma automática el flujo de información e integración de las diferentes partes de la cadena de suministro. La falta de coordinación y comunicación en las etapas de compra, producción, almacén y distribución, pueden representar exceso de inventarios o falta de productos y por ende, incrementar costos y pérdidas de almacenaje, afectando directamente en su recursos económicos y disminución de clientes.

Beneficios SCM

• Optimizar la gestión en la cadena de suministro, al contar con mayor visibilidad de la misma y mejorar la comunicación entre los ejecutivos que participan en ella.
• Disminuir costos a través de la optimización de su stock, logrando una gestión eficiente.
• Generar ingresos mejorando los niveles de servicio al cliente al proveer los productos que demandan..
• Incrementar el intercambio de información, mejorando la capacidad de respuesta frente a los cambios imprevistos en la demanda.
• Mejorar los índices de cumplimiento de pedidos y ampliando los márgenes de los productos.

SI y TIC´s como base del éxito de las empresas

¿Cuál es el rol de los SI y las TIC en el competitivo entorno de negocios actual?
 

Los Sistemas de Información deben tener un objetivo, una estrategia y factores críticos de éxito. La evaluación de los Sistemas de Información que operan actualmente en una empresa así como la adquisición o creación de un nuevo sistema, requieren del establecimiento de objetivos claros, medibles y reales sustentados en una estrategia que guie el como van a ser transformados en resultados. Así mismo, se vuelve clave la existencia de factores críticos de éxito que identifiquen los elementos de valor que existen dentro y fuera de la empresa y que pueden ser utilizados en la instrumentación de un Sistema de Información.

Por ejemplo, el objetivo de aumentar 20% el nivel de ventas, siguiendo una estrategia de segmentación de precios, buscando eficientar los procesos administrativos que se realizan en las áreas funcionales de mercadotecnia, producción, contabilidad y finanzas (factores críticos de éxito) integra el para que y el como de los Sistemas de Información.

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), es una excelente herramienta de gestión empresarial, que ayuda positivamente para el desarrollo y viabilidad de las organizaciones. Las TICs agregan valor a las actividades operacionales y de gestión empresarial en general y permite a las empresas obtener ventajas competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en su negocio.

Las tecnologías de información y las comunicaciones son una parte de las tecnologías emergentes que hacen referencia a la utilización de medios informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información en las distintas unidades o departamentos de cualquier organización.

Utilizando eficientemente las TICs se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.

Las TICs representan una herramienta importante en los negocios, sin embargo, el implementar un sistema de información no garantiza que ésta obtenga resultados de manera automática o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores, siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron.

Por esta razón es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos. 

Las TICs en el entorno de negocio:

• Permiten la optimización de los procesos de negocio, aumentando su eficiencia.
• Facilitan la gestión de la información y del conocimiento de una manera más rápida y eficaz.
• Ayudan a optimizar los procesos de toma de decisiones y a mejorar el control de gestió.
• Proporcionan ahorro de tiempos y costes, aumentando la rentabilidad del negocio.
• Generan nuevas oportunidades empresariales y modelos de negocio innovadore.
• Permiten a las emprersas ser más productivas y competitiva. 

Cuáles son los principales retos que enfrenta la administración para establecer y utilizar los Sistemas de Información?

Los principales retos que enfrenta son:

El reto estratégico de los negocios

Todo debe de estar en continua mejora las empresas que no rediseñan sus productos o que no rediseñan a la organización en si misma, cometen el peor de los errores y esto los lleva a cavar su propia tumba, la institución deja de ser productiva y pierde mercado.

El reto de la globalización

Debido a la globalización de la economía se requiere de comercio internacional, de romper barreras de lenguaje para llegar a un mayor número de consumidores potenciales, la empresa que no cuente con un sistema de información preciso para que pueda ver las tendencias de los mercados internacionales y aprovechar las oportunidades de negocios, esta muerta

El reto de la arquitectura de la información

La organización como tal debe de tener una filosofía común y no debe de estar separada en islas incomunicadas, es decir debe de haber un objetivo común una mentalidad que todos y cada uno de los empleados de la misma se identifique.

El reto de la inversión en los sistemas de información

La pregunta principal que nos planteamos es ¿será redituable la inversión que hagamos en la mejora de nuestro equipo de computo, de telecomunicaciones? ¿nos generará una mayor ganancia?

El reto de la responsabilidad y el control.

En los sistemas de información están involucrados personas, estas personas podrían hacer un mal uso de los sistemas de información, por lo tanto debemos de planear una estrategia para hacer confiables a estas personas, ya sea haciendo más robustos nuestros sistemas de seguridad, estar monitoreando a los empleados o tenerles una confianza enorme y pensar que nunca serían capaces de hacer un daño a su propia institución.